Сторона договора отказывается предоставить наш экземпляр.

Содержание
  1. Контрагент не возвращает документы – что делать?
  2. Как ускорить возврат подписанных документов от партнера
  3. Почему это важно
  4. Еще несколько советов
  5. Письменного договора нет, а отношения есть
  6. Общие правила действительности
  7. О письменной форме
  8. Что ГК РФ приравнивает к простой письменной форме:
  9. Когда обязательно нужна письменная форма договора
  10. Поставщик не предоставляет документы, что делать?
  11. Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)
  12. Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы
  13. Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)
  14. Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги
  15. Имеет ли скан договора юридическую силу и как правильно заключить его в электронной форме?
  16. Общие требования к форме сделки
  17. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
  18. Тонкости использования электронной почты
  19. Если условия об электронном взаимодействии нет…
  20. 3 секрета умных юристов при подписании любого договора, чтобы не попасть на деньги
  21. Подпишите здесь, здесь и здесь..
  22. “Я подписываю договор на каждой странице”, – скажете вы с уверенностью
  23. А где бабуля?!
  24. сухой остаток

Контрагент не возвращает документы – что делать?

Сторона договора отказывается предоставить наш экземпляр.

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку.

Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы.

Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

  • назначаем ответственных лиц за возврат документов;
  • устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

Возможно, вам также будет полезно: “Бесплатные шаблоны локальных нормативных актов”

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

  • какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: 111@site.by, от Стороны 2: 222@ site.by.

Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору.

[attention type=yellow]

Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

[/attention]

или

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.

) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится – подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

Еще несколько советов

1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией.

В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п.

64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).

2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате, ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки.

Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст.

[attention type=red]

162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней. Это фактически позволит продлить срок подачи иска, и вы получите время на подготовку недостающих документов.

[/attention]

В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.

Возможно, вам также будет интересно: “Как взыскать дебиторскую задолженность”

3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется – не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:

  • после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
  • в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.

P. S. Остались вопросы? Позвоните нам по телефону +375 29 622-31-29 и задайте их нашим специалистам. 

Источник: https://buhuchet.by/articles/kontragent-ne-vozvrashhaet-dokumenty-chto-delat.html

Письменного договора нет, а отношения есть

Сторона договора отказывается предоставить наш экземпляр.

В нынешней непростой ситуации многие компании испытывают недостаток не только оборотного капитала, но и времени. Кроме того, когда поток заказов и клиентов идет на убыль, часто торопятся исполнить устные договоренности, оставляя формальности «на потом».

Или, как вариант, недостаточно четко прорабатывают условиях договоров, допускают подписание договоров, что называется, «абы кем».

Иногда все складывается удачно, но часто бывает наоборот: контрагент отказывается исполнять свои обязательства по договору, фактически не заключенному.

Действительно, по общим правилам, в договоре должны быть согласованы все существенные условия и должна стоять подпись уполномоченного на это лица.

В противном случае встает вопрос о незаключенности (недействительности) договора, сама сделка не влечет за собой правовых последствий, стороны возвращаются в исходное состояние, т. е. все, полученное по незаключенной сделке возвращается первоначальному владельцу (ст. 167 ГК РФ).

Но в некоторых случаях договор все-таки можно признать заключенным, даже при отсутствии письменного документа или при его наличии, но с пороками.

Общие правила действительности

Договор будет считаться заключенным при соблюдении правил, установленных ГК РФ (п. 1 ст. 432, п. 3 ст. 154 ГК РФ):

  • при заключении соблюдена установленная законом форма;
  • стороны согласовали существенные условия;
  • договор выражает истинную волю сторон.

О письменной форме

Письменная форма договора по-прежнему является обязательной при совершении сделок с участие юридических лиц (п. 1 ст. 161 ГК РФ). В то же время письменная форма в общепринятом понимании отличается от того, что под этим подразумевает ГК. То есть это не всегда может быть единый документ, подписанный обеими сторонами.

Что ГК РФ приравнивает к простой письменной форме:

  • обмен взаимосвязанными письменными документами с помощью любых средств связи (почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной и иной связи) (п. 2 ст. 434 ГК РФ);
  • подписание протокола о результатах проведения торгов — при условии, что целью проведения торгов выступало именно заключение договора, а не права на его заключение (п. 5 ст. 448 ГК РФ);
  • присоединение к договору, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах (ст. 428 ГК РФ);
  • совершение лицом, получившим оферту, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товара, предоставление услуг, проведение оплаты и т. д.) (п. 3 ст. 438 ГК РФ);
  • выдачу документа, необходимого для того, чтобы письменная форма договора считалась соблюденной (расписка или иной документ) (п. 2 ст. 887 ГК РФ);
  • направление акцепта на оферту, в том числе и размещенную на сайте.

При несоблюдении требований относительно простой письменной формы в случае спора стороны лишаются права для подтверждения ее условий ссылаться на свидетельские показания. Однако они по-прежнему могут приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ), прежде всего документами (расчетными документами, накладными и т. д.).

Когда обязательно нужна письменная форма договора

Закон прямо указывает, когда несоблюдение письменной формы однозначно влечет за собой недействительность договора (п. 2 ст. 162 ГК РФ):

  • залог (ст. 339 ГК РФ);
  • продажа недвижимости (ст. 550 ГК РФ);
  • продажа предприятия (п. 1 ст. 560 ГК РФ);
  • аренда зданий и сооружений (п. 1 ст. 651 ГК РФ);
  • аренда предприятия (п. 1 ст. 658 ГК РФ);
  • доверительное управления недвижимостью (п. 2 ст. 1017 ГК РФ);
  • кредит (ст. 820 ГК РФ);
  • коммерческая концессии (п. 1 ст. 1028 ГК РФ);
  • продажа недвижимости (ст. 550 ГК РФ);
  • доверительное управления (п. 3 ст. 1017 ГК РФ);
  • страхование (п. 1 ст. 940 ГК РФ);
  • заключение договора банковского счета (п. 2 ст. 836 ГК РФ).

Также несоблюдение требования об обязательном нотариальном удостоверении влечет за собой его ничтожность (п. 3 ст. 163 ГК РФ).

Если договор подлежит государственной регистрации, то он считается заключенным с момента такой регистрации (п. 3 ст. 433 ГК РФ), в частности:

  • продажа предприятия (п. 3 ст. 560 ГК РФ);
  • аренда зданий или сооружений на срок не менее одного года (п. 2 ст. 651 ГК РФ);
  • аренда предприятия (п. 2 ст. 658 ГК РФ);
  • ипотека (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»).

Источник: https://pravo-tut.ru/pismennogo-dogovora-net-a-otnosheniya

Поставщик не предоставляет документы, что делать?

Сторона договора отказывается предоставить наш экземпляр.

Законодательное регулирование вопроса осуществляется такими правовыми документами, как: (нажмите для раскрытия)

  • Приказ Минфина от 28 декабря 2001 года с номером 119 Н, в котором есть раздел учета неотфактурованных поставок;
  • Статья 70 Приказа Минфина от 29 июля 1998 года с номером 34 Н, в котором дается определение сомнительной задолженности;
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402, который регламентирует весь бухгалтерский учет на предприятии;
  • Гражданский кодекс РФ и другие законодательные акты и Письма Министерства Финансов.

Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними.

Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет.

То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения.

Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю.

Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы

Наиболее распространенной бывает другая ситуация — Вы заказали услуги (или товары), оплатили их, а вот закрывающие документы поставщик предоставлять отказывается. Такие ситуации довольно часто происходят.

С точки зрения налогового учета Вы не можете принять в расходы суммы, по которым у Вас нет документов, подтверждающих факт совершения сделки — оказание услуг или поставка товара.

[attention type=green]

На свой страх и риск Вы можете принять расходы в бухгалтерском и налоговом учете, но в случае проверки налоговые инспекторы запросят у Вас документы, которые подтверждают тот факт, что услуги оказаны или товары (материалы) поставлены. Если такие документы Вы предоставить не сможете — инспекторы снимут из расходов сумму, которую Вы приняли без закрывающих документов.

[/attention]

Важно! При отсутствии закрывающих документов нельзя учесть в расходах суммы средств, оплаченные поставщику.

Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)

Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств.

Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами.

Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность.

По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:

Кредит 91.2 Дебет 60

Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.

Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги

От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.

Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС. То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.

Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.

Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.

Как считать налоги, если документы от поставщиков или покупателей пришли с большим опозданием

Запоздавший документ Налог Документы задержал продавец Документы задержал покупатель
Счет-фактура НДС Если у вас есть конверт с почтовым штемпелем, который подтвердит, что документы пришли позже, тогда входной НДС примите к вычету на дату реального получения счета-фактуры. Такого доказательства нет? Тогда вычет надо показать в прошлом периоде. Для этого составьте дополнительный лист к книге покупок за прошлый квартал и подайте уточненку В любом случае начислить НДС нужно на дату, когда вы составили счет-фактуру. Если вы этого сразу не сделали, то заполните сейчас дополнительный лист к книге продаж прошлого периода. А также заплатите недоимку и пени и подайте в инспекцию уточненную декларацию
Накладная, акт или другой первичный документ Налог на при-быль Признать расходы можно в текущем периоде, и тогда получится обойтись без уточненки. Но когда речь идет о товарах, то списать их стоимость можно, только если вы уже реализовали эту продукцию дальше покупателям. Вы уже приняли товары на учет и списали их стоимость в расходы как неотфактурованные поставки? Тогда придется пересчитать расходы. Перед этим при необходимости заплатите недоимку и пени, подайте уточненку Учесть доходы надо тем же днем, которым датирована первичка. Если вы этого не сделали сразу, то понадобится заплатить недоимку, пени и подать уточненную декларацию

Что вы делаете чаще всего, если контрагенты задерживают документы?

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами

Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.

В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.

[attention type=yellow]

Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.

[/attention]

А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.

Источник: https://oaosvrc.ru/tk/obyazannost-postavshchika-predostavlyat-pervichnye-dokumenty-2.html

Имеет ли скан договора юридическую силу и как правильно заключить его в электронной форме?

Сторона договора отказывается предоставить наш экземпляр.

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

1. Общие требования к форме сделки
2. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
3. Тонкости использования электронной почты
4. Если условия об электронном взаимодействии нет…

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст.

6 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

[attention type=red]

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

[/attention]

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

[attention type=green]

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

[/attention]

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса —  kosova[@]himstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.

ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.

ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

[attention type=yellow]

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

[/attention]

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432.

Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства.

Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

[attention type=red]

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

[/attention]

Источник: https://lawyerlife.ru/bezopasnost-biznesa/yuridicheskaya-sila-skana-dogovora.html

3 секрета умных юристов при подписании любого договора, чтобы не попасть на деньги

Сторона договора отказывается предоставить наш экземпляр.

Подстарховался – заплатил “дорогущим” юристам за проект договора, распечатали, подписали, разошлись, через год получил иск и убытков на сотни тысяч. Или просто оставили “с носом” без товара или услуг. Рассмотрим как юристы подписывают свои договоры чтобы избежать проблем.

Здравия всем моим подписчикам и просто читателям . Из прошлых моих статей вы уже знаете как не нужно получить деньги на карту и как в некоторых случаях избежать взыскания по кредиту.

Продолжая заботиться о вашем финансовом благополучии, сегодня рассмотрим очень важный вопрос. Я сталкиваюсь с ним практически каждый день, а некоторые еще чаще – это подписание договоров.

Существуют сотни разных договоров – на оказание услуг, трудовой, договор купли-продажи, цессии, кредитования и т.п. Вспомните какие последние договоры вы подписывали и какие из них были не на одном а на нескольких листах, наверняка добрая половина или больше.

Подпишите здесь, здесь и здесь..

Из примерно 95% людей которые при мне подписывают договоры на нескольких страницах, ставят свою подпись только последней, где указаны реквизиты сторон. А прошу их подписать на каждой, да еще внимательно прочесть договор. Примерно так они выглядят в этот момент:

“Я бедный я так устал, прочтите и подпишите за меня все это вот сами..”. Хотя вот этот дядька реально устал, а они нет.

Когда вы приходите в банк заключать кредитный договор, все запоминают этот момент так – меня заставляли 10 раз что-то подписывать, но я не читал.

Чаще всего в крупных кредитные организации делают это для защиты от вас, заемщиков.

Когда вы покупаете скажем автомобиль, металлических гараж, сотовый телефон, или ставите пластиковые окна, делаете ремонт квартиры, кто из вас подписывает договоры на каждой странице? Леса рук я бы сейчас точно не увидел.

Обычно существенные условия договора – предмет договора (какие работы или какой товар), цена, сроки находятся на первом или первых листах договора, а подпись вы ставите на листе с реквизитами и форс-мажорными обстоятельствами вроде войны с инопланетянами или определение сторонами, что в случае спора судиться они будут в третейском суде при обществе с ограниченной ответственностью “Земляничная поляна”.

В случае замены первого листа, получается, что вам уже должны отправить не 5 ноутбуков, а 50 коробок от ноубуков с утяжелителями в виде красного облицовочного кирпича. И пойдите теперь со своим экземпляром докажите обратное. А может в договоре будет указано, что вы уведомлены что приобретаемое авто находится в залоге.. дальше у кого на что хватит фантазии.

Самая распространенная схема была с социальными окнами, где меняли первые листы договора и потом не возвращали оплаченный аванс, при этом окна ставить и не собирались, так мошенники “обули” добрую половину пенсионеров города Ч.

Помните важно не только Вам поставить подпись (вы же никого обманывать не собираетесь), а получить подпись второй стороны на каждом листе. Вот тогда его подменить уже не смогут.

“Я подписываю договор на каждой странице”, – скажете вы с уверенностью

Что может произойти, одинаковые экземпляры договоров, один у меня другой у продавца или исполнителя, или работодателя..

Вот здесь внимательно следим за руками – кто из вас всегда сверяет, что оба договора одинаковые?

А вы второй экземпляр в поле зрения все это время? Его не могут подменить свиду таким же, но внесут “несущественные правки”.

[attention type=green]

Всегда читайте оба экземпляра договора или хотя бы один, а второй бегло сверяйте на тождественность.

[/attention]

Был на моей практике случай, когда одна компания смогла приобрести дорогостоящее оборудование, а из-за того что не было подписи на обоих экземплярах, смогла в суде отсудить еще примерно столько же.

Причем, самое важное, что проигравшая сторона проводила несколько судебных экспертиз бумаги и чернил. В общем Закон что дышло, ваша задача правильно направить.

А где бабуля?!

вот здесь кроется самое главное.

звонит мне на днях мой родственник из другого города и говорит: “покупаю автомобиль”, есть подводные камни? машина не дорогая, судя по цене вообще странно, что она на ходу, но техсостяние это его ответственность, моя проверить документы.

кидай говорю фото птску. скинул, я пробил по vinу на аресты и залоги. если кто-то еще не знает как это делать бесплатно на официальных источниках гибдд и нотариата, даю ссылочки – проверка на аресты, проверка на залоги.

все чисто.

скинь, говорю, договор – скидывает, в договоре уже стоит подпись продавца.

справшиваю – “девушка при тебе подпись ставила?”

отвечает – “нет, машину её брат продает, с другом”.

последующий допрос с пристрастием показал, что продают машину два “реальных пацанчика”, которые “отвечали” что подпись в договоре собственника, которая ведет полуотшельнический образ жизни и она более, старая, слабо-видяще-слышащая и т.п. в общем привезти её не получится. на вопрос кто в птс будет расписываться, ответили что умеют воспроизвести точно такую же стадию развития паркинсона и подписать за сестру, что родная мама не отличит.

в общем, отправил родственника за 100 км, в деревню к автолюбительнице, чтобы подпись в договоре и птс она, сличенная с оригиналом паспорта, проставила в его присутствии.

зачем такие сложности?! вам отдали уже подписанный птс и договор – вы пришли на следующий день в гибдд и узнали что машина с утра объявлена в розыск (как один из вариантов). а подписи проставлены не бывшим собственником.

о том, на что следует еще обращать внимание при покупке авто, рассмотрим в с следующих статьях.

то есть, тот кто подписывает договор должен быть тем кто указан в реквизитах этого договора. если это не так, просите доверенность с правом подписания именно таких договоров и не забудьте попросить снять вам копию этой доверенности.

сухой остаток

Если вы подписываете какой-то договор:

1. Внимательно читаете оба экземпляра, которые лежат рядом с Вами, просите распечатать сразу два.

2. Подписываете прочитанные страницы на каждом листе каждой страниц.

3. После этого передаете стороне, чтобы она подписала договор при Вас и забираете один экземпляр себе.

Для соблюдения этих простых правил не нужно быть юристом, нужна лишь обычная внимательность. Не спешите в таких вещах, если вас торопят и не дают прочесть договор или проверить тождественность второго экземпляра первому, стоит задуматься и отказаться от сделки.

[attention type=yellow]

И помните, что “дьявол кроется в деталях”. Пусть ваше финансовое благополучие будет в безопасности!

[/attention]

Автор текста: Владимир Ус

Автор музыки:он же

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e0f1732e3062c00b1027978/3-sekreta-umnyh-iuristov-pri-podpisanii-liubogo-dogovora-chtoby-ne-popast-na-dengi-5e2c10fd1febd400b021c419

Все о ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: