На основании нашей договоренности

Содержание
  1. Кому нужна
  2. Бумага все стерпит
  3. Консервативная психология
  4. Набор клише
  5. Шпаргалка для предпринимателя. Деловая переписка
  6. Виды деловых писем
  7. Как правильно объяснить причину в деловой переписке
  8. Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо
  9. Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?
  10. Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке
  11. Как правильно сочетать деловые фразы
  12. Извещения
  13. Модели выражений, объясняющих мотивы
  14. Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
  15. От первого лица множественного числа:
  16. Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
  17. От первого лица множественного числа, например:
  18. Просьба
  19. Подтверждение
  20. Предложение
  21. Приглашение
  22. Отказ и отклонение предложения (проекта)
  23. Напоминание
  24. Гарантии
  25. Интерпретация собственной позиции
  26. Заключительные слова
  27. Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Кому нужна

На основании нашей договоренности

Сопроводительное письмо – один из самых распространенных и, кажется, самых простых видов писем. Но так ли проста «сопроводиловка» в действительности? Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, ведущий семинаров И.В. Мурнина.

На практике в среде профессиональных делопроизводителей сопроводительное письмо именуют кратко и несколько пренебрежительно: «сопроводиловка». Может быть, это связано с тем, сопроводительное письмо – один из самых распространенных и, кажется, самых простых видов писем. Но так ли проста «сопроводиловка» в действительности?

Цель составления, оформления и отправки таких писем заложена в их наименовании: они информирует адресата о направлении прилагаемых к письму документов. Понятно, что реквизит «Приложение» является для таких писем обязательным.

Собственно, в этом реквизите и содержится перечень, по которому проверяют получение документов. Также текст «сопроводиловки» может содержать разъяснения и дополнения к высылаемым документам.

Например, регламентировать сроки их рассмотрения или возврата, объяснять какие-либо сложные позиции в тексте или оформлении документов и т.п.  

Бумага все стерпит

Существует точка зрения, что если высылаемые документы не требуют разъяснений и дополнений, то сопроводительное письмо писать не следует: зачем тратить время, когда и так все ясно? Такая точка зрения связана с сокращением трудозатрат на оформление документов и не лишена логики.

Сначала рассмотрим документы оформленные «старым дедовским способом» – на бумагоносителе. Путь их, отправленных без сопроводительного письма, будет долгим и трудным. А риск утраты, без этой пары «ненужных» строк, возрастает в разы. Это, потому что при регистрации входящих документов регистрационный номер ставится именно на сопроводительное письмо. А иначе – его просто некуда поставить.

Например, отправляем недавно появившемуся деловому партнеру договор на подпись. Как правило, договоры отправляются уже оформленные одной стороной. Получателю (другой стороне договора) остается подписать, поставить печать, зарегистрировать договор в своей организации и вернуть один экземпляр отправителю.

[attention type=yellow]

Процедура всем известна, не требует никаких пояснений и дополнений при условии достижения предварительных договоренностей и полного согласования условий договора. Получили выверенный документ и вместе с ним неожиданную проблему: «А куда поставить входящий, если нет «сопроводиловки» к договору?».

[/attention]

На подлинник договора? Можно, конечно, если не боитесь получить взбучку от руководства и тех, кто будет работать с этим договором. Иногда договоры действуют годами, к ним постоянно обращаются по разным поводам, предъявляют при проверках, а тут ваш входящий, «который путается под ногами» и мешает людям работать, озадачивая их вопросом, «что бы это значило?».

Более опытные делопроизводители находят другой, весьма опасный, но, к сожалению, единственный выход: они прикалывают к подлиннику договора клочок бумажки с входящим номером.

За проблемой входящего номера следует проблема резолюции. Странно же думать, что руководитель сейчас, не глядя, подпишет этот договор. Нет, он направит одному из своих подчиненных, чтобы тот доложил все нюансы: «чего они хотят, и что мы можем получить». Итак, появляется еще одна бумажка – уже для резолюции.

Затем эти бумажки откалываются и где-то теряются… А если у организации несколько сотен таких договоров, то получить по телефону справку, у кого из должностных лиц находится договор на исполнении, бывает весьма затруднительно. От всех этих проблем и конфликтов спасает только наличие сопроводительного письма.

Есть, где развернуться: и входящий поставить и для резолюции места достаточно.

В былые времена сопроводительные письма оформляли на листе формата А5 (половинка стандартного листа). В этом случае заголовок к письму не указывается.

Сегодня бумагу не экономят и для «сопроводиловок» в две строки используют полноценный формат А4.

Что ж, в этом тоже есть свой смысл, сопроводительное письмо полностью накрывает приложение, исчезает визуальный эффект «из-под пятницы суббота». Но тут заголовок письма – необходим. 

Консервативная психология

Что касается электронной почты, она позволяет с легкостью обойтись без сопроводительного письма. Вот вложенный файл, вот его обозначение, но придется потратить немного времени, чтобы взглянуть, откуда поступление. А уж если понадобилось сразу и немедленно позвонить отправителю, придется рыться в записных книжках или визитницах. Это называется: сэкономили свое время за счет чужого.

К тому же, пустое «тело» (поле для ввода) электронного письма у большинства пользователей вызывает легкое недоумение: «Что бы это значило?».

Ну что стоит, черкнуть на клавиатуре пару строк или вставить свои координаты, т.е. проявить уважение к получателю, деловому партнеру, клиенту, просто хорошему человеку, открывшему ваше отправление.  

Набор клише

Для начала сопроводительного письма существует отработанный практикой, временем и традицией набор стандартных выражений:

Высылаем

Направляем

Возвращаем

Прилагаем. 

Глагол «препровождаем» тоже возможен. Но его используют редко: слишком «бюрократично» и «старомодно» он выглядит.

После обозначения основной цели указывают реквизиты высылаемых документов (дата, номер, заголовок).  

[attention type=red]

Вышеуказанной конкретике может предшествовать благодарность, если есть за что благодарить, или ссылка на достигнутые договоренности, предварительная телефонная договоренность, законодательный акт, распорядительный документ. Будьте внимательны при оформлении ссылок:

[/attention]

согласно – чему? – приказу, протоколу, договоренности;

в соответствии- с чем? – с приказом, протоколом, договоренностью и т.д.

Из «отставников» (военнослужащих запаса) получаются прекрасные делопроизводители: они ответственны, исполнительны, въедливы и прекрасно работают с документами. А еще у них есть любимая «фишка» – «согласно приказа», и все тут.

Опять же, не забывайте про даты и номера, если ссылаетесь на документы. Итак.  

Согласно достигнутой договоренности…

В соответствии с дополнительным соглашением к договору от 00.00.0000 № 00

На основании дополнительного соглашения к договору от 00.00.0000 № 00

В связи с достигнутыми соглашениями (договоренностями)

В подтверждение нашей договоренности

В дополнение к телефонному разговору, состоявшемуся 00.00.0000

Согласно Вашей просьбе…

Во исполнение приказа генерального директора от 00.00.0000 №00 «О… (например, в филиал высылаются сводки, графии, копии документов)

В подтверждение наших намерений…  

Список продолжать нецелесообразно, потому что только автору письма известно, зачем и по какому поводу он высылает приложенные к сопроводительному письму документы.

В завершение остается привести образец сопроводительного письма, что мы и делаем. 

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
  делопроизводства, ведущий семинаров 

Источник: http://naar.ru/articles/komu-nuzhna-soprovodilovka/

Шпаргалка для предпринимателя. Деловая переписка

На основании нашей договоренности

Предпринимателю в современных условиях ведения бизнеса постоянно необходимо налаживать деловые контакты и нередко общение берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

В переписке очень важно соблюдать определенные нормы этикета. Если игнорировать правила переписки, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленное деловая общение способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере!

Ниже мы публикуем шпаргалку, которая позволит Вам без труда составить грамотное деловое письмо.

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

  • По причине задержки оплаты…
  • В связи с неполучением счета-фактуры…
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
  • Ввиду задержки получения груза…
  • Вследствие изменения цен на энергоносители…
  • Учитывая, что производственные показатели снизились на…
  • Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

  • Ссылаясь на Вашe письмо от…
  • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
  • Ссылаясь на Ваш запрос от…
  • Ссылаясь на устную договоренность…
  • В ответ на Ваше письмо (запрос)…
  • В соответствии с нашей договоренностью…
  • На основании нашего телефонного разговора…
  • На основании устной договоренности…
  • Согласно постановлению правительства…
  • Согласно Вашей просьбе…
  • Согласно протоколу о взаимных поставках…
  • Согласно спецификации…
  • Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

  • В целяx скорейшего решения вопроса…
  • В целях выполнения распоряжения…
  • Для согласования спорных вопросов…
  • Для согласования вопросов участия…
  • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
  • Для решения спорных вопросов…
  • В целях безопасности прохождения груза…
  • В ответ на Ваш запрос…
  • Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

  • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
  • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
  • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
  • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
  • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
  • напоминания: напоминаем;
  • предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

  • контроль – возлагается,
  • цена – устанавливается (снижается, поднимается),
  • задолженность – погашается,
  • сделка – заключается,
  • рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
  • платеж – производится,
  • счет – выставляется (оплачивается),
  • вопрос – поднимается (решается),
  • скидки – предоставляются (предусматриваются),
  • оплата – производится,
  • возможность – предоставляется,
  • договоренность – достигается,
  • кредит – выделяется и т. п.
  • Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

  1. Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
  2. Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
  3. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
  4. Извещаем, что мы…
  5. Доводим до Вашего сведения, что…
  6. Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

  1. В соответствии с протоколом …
  2. В целях усиления охраны имущества…
  3. В ответ на Вашу просьбу…
  4. В подтверждение нашего телефонного разговора…
  5. В подтверждение нашей договоренности …
  6. В порядке оказания технической помощи …
  7. В связи с тяжелым положением …
  8. В связи с проведением совместных работ…
  9. В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

  • От третьего лица единственного числа, например:
  • Завод «Заря» не возражает …
  • Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
  • Кооператив «Наив» гарантирует…
  • От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого лица множественного числа:

  • Просим…
  • Подтверждаем…
  • Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

  • От первого лица единственного числа, например:
  • Довожу до Вашего сведения …
  • Прошу…
  • Ставлю Вас в известность …

От первого лица множественного числа, например:

  • Одобряем…
  • Мы получили Вашу телеграмму …
  • Поздравляем…
  • Поддерживаем…

Просьба

  • Просим вас проверить ход выполнения работ…
  • Прошу принять меры …
  • Прошу сообщить данные о производительности …
  • Отправка документов или материальных ценностей
  • Направляем чертежи сборки машин …
  • Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …
  • Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение

  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
  • Подтверждаем получение спецификаций на …
  • Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение

  • Мы можем предложить Вам …..
  • Предлагаем Вам приобрести…
  • Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

  • Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
  • Просим принять участие в обсуждении проблемы …
  • Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта)

  • Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
  • Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Напоминание

  • Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
  • Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …
  • Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
  • Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии

  • Оплату гарантируем.
  • Сроки выполнения гарантируем.
  • Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

  • Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
  • Возражений против конструкции не имеем.
  • Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
  • Интерпретация действий другой стороны
  • Такая задержка может привести …
  • Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
  • Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

  • Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
  • С пожеланиями успехов.
  • Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
  • Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Составляйте грамотные обращения, получайте положительные ответы и Ваш бизнес ждет процветание и успех! Ассоциация предпринимателей всегда на страже Ваших интересов!

#апркс #aprks #бизнес #предпринимателикрыма #ассоциация #бизнескрыма #успех #предприниматели #Крым #crimea

Источник: http://Aprks.com/uncategorized/shpargalka-dlya-predprinimatelya-delovaya-perepiska/

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

На основании нашей договоренности
sherlyta

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

По причине задержки оплаты…

В связи с неполучением счета-фактуры…

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

Ввиду задержки получения груза…

Вследствие изменения цен на энергоносители…

Учитывая, что производственные показатели снизились на…

Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

Ссылаясь на Вашe письмо от…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

Ссылаясь на Ваш запрос от…

Ссылаясь на устную договоренность…

В ответ на Ваше письмо (запрос)…

В соответствии с нашей договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора…

На основании устной договоренности…

Согласно постановлению правительства…

Согласно Вашей просьбе…

Согласно протоколу о взаимных поставках…

Согласно спецификации…

Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

В целяx скорейшего решения вопроса…

В целях выполнения распоряжения…

Для согласования спорных вопросов…

Для согласования вопросов участия…

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.

Для решения спорных вопросов…

В целях безопасности прохождения груза…

В ответ на Ваш запрос…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;

сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

напоминания: напоминаем;

предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

контроль – возлагается,

цена – устанавливается (снижается, поднимается),

задолженность – погашается,

сделка – заключается,

рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),

платеж – производится,

счет – выставляется (оплачивается),

вопрос – поднимается (решается),

скидки – предоставляются (предусматриваются),

оплата – производится,

возможность – предоставляется,

договоренность – достигается,

кредит – выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы…

Доводим до Вашего сведения, что…

Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

В соответствии с протоколом …

В целях усиления охраны имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашей договоренности …

В порядке оказания технической помощи …

В связи с тяжелым положением …

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:

Завод «Заря» не возражает …

Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …

Кооператив «Наив» гарантирует…

От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого лица множественного числа:

Просим…

Подтверждаем…

Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:

Довожу до Вашего сведения …

Прошу…

Ставлю Вас в известность …

От первого лица множественного числа, например:

Одобряем…

Мы получили Вашу телеграмму …

Поздравляем…

Поддерживаем…

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ…

Прошу принять меры …

Прошу сообщить данные о производительности …

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин …

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …

Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение

[attention type=green]

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

[/attention]

Подтверждаем получение спецификаций на …

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение

Мы можем предложить Вам …..

Предлагаем Вам приобрести…

Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …

Просим принять участие в обсуждении проблемы …

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …

Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести …

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

вот за всеми этими стандартными фразами, Карл, стоит бюрократия, офисный планктон и нежелание решать что-либо)))

?

|

sherlytaоткрыла френдлентувезде все всё пишутну и я на пару слов.информагенства передали, что РФ вывозит нефть и бензу из \ у ИГИЛофффрендлента тут же наали смеяться, что ну да, ну да, через турцию и на танкеры…

потому что гладиолусы потому, что они, эти загадочные капиталисты бы так и сделали

нато уже там, на границе, готовит вывозить гладиолусы, радостно рапортует, что килотонны халявной нефти скоро будет у сша и в англии, потому что их небензовые аккумуляторы – это лохотрон, английский клаб ждутс

я надеюсь, что у РФ мозгов опыта  хватит, провести все правильно.

они же нам нефтеконкуренты, а нам надо бюждет выправлять

Источник: https://sherlyta.livejournal.com/300070.html

Все о ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: