Извините, за потраченное время на меня, но хотелось бы уточнить у Вас один вопрос.

Содержание
  1. Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались
  2. В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение
  3. Что писать в письме с извинениями
  4. Объясните, что случилось
  5. Признайте ошибку и извинитесь
  6. Расскажите, как исправляете ситуацию
  7. Пошутите (если уместно)
  8. Предложите бонус
  9. Примеры писем-извинений
  10. Что стоит запомнить
  11. Как отработать любое возражение клиента? 42 готовых варианта!
  12. Универсальные конструкции для отработки возражений, которые работают во многих случаях:
  13. Примеры отработок различных возражений
  14. Продолжение следует
  15. Как правильно попросить прощения в деловом стиле на работе
  16. Когда требуются деловые извинения
  17. Каким способом извиниться
  18. Как правильно извиниться
  19. За беспокойство
  20. За неудобства
  21. При задержках
  22. За звонок в нерабочее время
  23. За ошибку
  24. При опоздании
  25. За поведение
  26. Как попросить прощения у начальника
  27. Прости, если что не так, или Как правильно извиняться
  28. Чем раньше, тем лучше
  29. «Но» — убийца извинения
  30. Про «если» тоже забудьте
  31. Подумайте о чувствах
  32. Пообещайте исправиться
  33. Выберите место и время
  34. Готовьтесь заранее
  35. Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании
  36. Когда нужны деловые извинения
  37. Кто должен приносить извинения клиенту
  38. Правила оформления
  39. Структура
  40. Извинение
  41. Объяснение причин
  42. Выражение сожаления
  43. Меры по решению проблемы
  44. При задержках поставок
  45. Извинения на английском 
  46. Заключение

Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались

Извините, за потраченное время на меня, но хотелось бы уточнить у Вас один вопрос.

Проблемы бывают у любого бизнеса, но клиентам все равно, кто виноват — ваш сотрудник, сбой электричества или шальной метеорит. Чтобы в сложной ситуации сохранить клиентов и репутацию, нужно уметь извиняться. Как это правильно делать в email рассылках, расскажет наша статья.

В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение

Стоит извиниться, если какие-то действия или проблемы с вашей стороны причинили подписчику неудобство, разозлили или огорчили.

Например, из-за проблем с сайтом не получилось применить промокод или записаться на мероприятие, или в рассылке сделали фактическую ошибку, например, перепутали дату вебинара или имя самого клиента.

В общем, по всем причинам, из-за которых клиент потерял деньги, время или испытал негативные эмоции.

Важно! Извиняйтесь только за ошибки, которые несут последствия для клиентов и репутации компании. Мелкие ошибки, вроде орфографических, просто вносите в чек-лист, чтобы проверять перед отправкой.

Что писать в письме с извинениями

Главное в письме с извинениями — человечность. Важно показать, что вам не все равно и вы хотите исправить положение. Давайте по пунктам разберем, как правильно извиниться в письме.

Объясните, что случилось

Искренне напишите, почему произошел косяк. Может, был сбой в системе или ошибся кто-то из сотрудников, всякое бывает. Постарайтесь объяснить это неформальным языком:

ПлохоХорошо
В связи с непредвиденной ошибкой в работе сайта временно недоступны формы заказа.Совершить заказ можно по электронной почте info@magazin.ru.Друзья!У нас на сайте сломались формы, и пока через сайт заказать нельзя. Мы уже чиним их и сообщим, когда все заработает.Сейчас заказы лично принимает наш менеджер Катя, пишите ей на katya@magazin.ru.

Признайте ошибку и извинитесь

Не делайте вид, будто так и должно быть. Не пытайтесь свалить ответственность на кого-то еще. Извинитесь, но не теряйте самоуважения и не лебезите, это не конец света.

Расскажите, как исправляете ситуацию

Подтвердите слова делом — напишите, как именно команда устраняет проблему. Старайтесь даже технические моменты описывать простым языком, это покажет, что вам действительно важно держать клиентов в курсе.

Важный момент — не затягивайте с письмом. Даже если не можете исправить сразу, напишите, что нашли ошибку, работаете над ней и сообщите, когда все снова будет в порядке. Если не можете исправить, честно напишите об этом и попытайтесь сделать что-то, чтобы загладить неприятную ситуацию.

Пошутите (если уместно)

Немного самоиронии не помешает. Попробуйте аккуратно обыграть ситуацию и снять напряжение. Только не переборщите, чтобы ненароком не обидеть кого-нибудь неудачной шуткой. Например, зоомагазин случайно прислал пустое письмо и извиняется за такой бесполезный спам:

ПлохоХорошо
Ранее мы выслали вам пустое письмо. Это произошло из-за технической ошибки, примите наши извинения.Верный вариант письма:…Извините, мы накотячили!Сегодня прислали вам письмо с одним только изображением кота. Извините за такой омуррчительный спам, за беспокойство дарим дополнительную скидку — 10% по промокоду ЛАПКИ.А вот и целое письмо:…

Предложите бонус

Размер бонуса будет зависеть от тяжести вашей ошибки. Если перепутали дату вебинара — это не критично, просто пришлите правильную и объясните ситуацию.

Другое дело, если из-за вашего косяка клиент потерял время или деньги, например, не смог воспользоваться скидкой или вовремя записаться на курс. Тут уже понадобится бонус, который перекроет размер потери. Была скидка 5% — сделайте 10%.

Не успел записаться на курс — запишите на поток в порядке исключения и верните часть денег, либо сделайте скидку на следующий.

Важно! Чтобы найти подходящий бонус, поставьте себя на место клиента. Поймите, какие неудобства возникли из-за этой ситуации, подумайте, как это исправить и что его порадует.

Попробуем написать пример письма с извинениями. Например, человек купил билет на поезд, а рейс отменили. Ехать ему все равно нужно, поэтому постараемся подобрать альтернативные варианты, а за неудобство, которое получилось с нашей стороны, дадим скидку. Письмо напишем простым, человечным языком, объясним, что произошло и как исправить ситуацию, и извинимся.

Пример письма с извинениями

Примеры писем-извинений

Ребята из агентства «ЛидМашина» извиняются за неработающие формы записи на курсы. Чтоб исправить ситуацию, набор на курсы продлили. Письмо-извинение обыграно забавной гифкой, а сама ситуация — текстом письма: мы налажали и теперь знаем, что сделать, чтобы этого не повторилось. И вас научим так не лажать!

Письмо с извинениями от агентства «ЛидМашина»

«Гринпис» кратко извиняется за неправильную ссылку в письме. В этом случае достаточно извинения и правильной ссылки, особенно если речь о некоммерческой активности:

Письмо с исправленной ссылкой на петицию от «Гринпис»

Команда онлайн-университета GeekBrains извиняется за неправильную дату в предыдущей рассылке. Милая и содержательная иллюстрация к письму, указаны правильные даты, а в качестве бонуса — скидка на все анонсированные профессии:

Письмо с исправленной датой от онлайн-университета GeekBrains

А вот пример не очень качественного письма с извинением. Торговая площадка TMall от AliExpress извиняется за неправильные цены в письме из-за непонятной «технической ошибки».

Понятно, что площадка не может дать бонус сразу за всех продавцов, которые на ней работают, но подписчику все равно неприятно — он мог уже запланировать покупку по более привлекательной цене.

В общем, больше похоже на отписку, а не извинение:

Письмо с исправленными ценами от TMall

А вот необычный пример хорошего письма-извинения, где много текста. извиняется за баг, из-за которого пароль аккаунта мог попасть в чужие руки. Никакого бонуса здесь не будет, ведь соцсеть бесплатная.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Зарегистрироваться

Располагает к себе человеческий тон письма:

  • технические термины описаны доступным языком;
  • рассказано, что могло произойти и что на самом деле произошло;
  • есть советы, как на всякий случай обезопасить свой аккаунт;
  • компания извиняется за произошедшее и благодарит за доверие.

Письмо с извинениями за баг в безопасности от

А вот как раз случай, когда ошибка влияет только на репутацию компании, но не доставляет подписчикам неудобства. AnywayAnyday извиняются за то, что копирайтер перепутал два Ростова: такая ошибка недопустима для компании из сферы туризма. Легкая доля самоиронии присутствует, есть забавный мем:

Письмо с извинием за перепутанные названия городов от AnywayAnyday

Что стоит запомнить

Ошибки совершают все, но далеко не все умеют признавать вину и исправлять положение. Правильное извинение может спасти вашу репутацию, главное — сделать это искренне и вовремя, и при необходимости предложить бонус.

Извинение потребуется, когда ошибка или проблема компании нанесла вред ее репутации или причинила неудобства клиентам.

Что написать в извинительном письме:

  • признать проблему и извиниться;
  • рассказать, что делаете, чтобы исправить ситуацию;
  • предложить компенсацию, которая покроет время или деньги, потерянные клиентом.

Важно написать извинение простым языком и человечным тоном, чтобы оно не было похоже на безликую отписку. Можно пошутить, если получилось придумать забавную и необидную шутку, и как-то обыграть ситуацию.

Извиняться — это не страшно. Это значит, что вам важна репутация компании и отношение ваших клиентов. Главное — успокойтесь, отнеситесь к ситуации с юмором и постарайтесь сделать так, чтобы клиенты полюбили вас еще сильнее, а проблема больше не повторялась. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы рассылка с извинениями выглядела круто и дошла адресатам. Мы всегда на вашей стороне!

[Всего: 5   Средний:  4.2/5]

Источник: https://sendpulse.com/ru/blog/apology-letter

Как отработать любое возражение клиента? 42 готовых варианта!

Извините, за потраченное время на меня, но хотелось бы уточнить у Вас один вопрос.

Эффективные примеры отработки возражений

За 10 лет в продажах я слышала много разных возражений.

Я прошла путь от испуганного менеджера, который впадал в стресс от каждого возражения клиента до эксперта по продажам, который строит отделы продаж и учит менеджеров радоваться возражениям! На самом деле, когда клиент начинает возражать, он зачастую ближе к покупке, чем если сказал вам да. За 3 года в консалтинге я видела более 90 различных бизнесов в самых разнообразных нишах. Сферы разные, а проблемы одни – менеджеры сливают клиентов и не отрабатывают даже элементарные возражения клиентов.

Как часто вы слышите от своих клиентов такие возражения:

· я подумаю (читай – прощайте навсегда, не убедили), · у вас дорого (читай – я не вижу ценности вашего предложения), · у нас есть поставщики (читай – вы меня не заинтересовали), · скажите мне цену (читай – почему я должен тратить свое время на вас?), · мне надо посоветоваться (читай – я вам не доверяю), · пришлите КП (читай – вы такой же как все, отвяжитесь от меня)

Как вам такой перевод с русского на язык продаж? Печальный перевод для продаж.

А вы знали, что у вас есть четверть секунды, чтобы эффективно и натурально отработать возражение клиента? Это значит, что времени на «подумать» у вас нет. У вас должны быть четкие заготовки в голове.

Для этого я вам собрала 5 самых рабочих и универсальных конструкций отработки возражений и примеры на самые популярные отработки возражений.

Это не обычные шаблоны, которые вы можете скачать в интернете, а проверенные приемы на самых разных нишах и адаптированные под текущие реалии.

Я не претендую на первоисточник этих приемов, часть из них вы услышите от многих именитых тренеров, которых я лично очень уважаю – Евгений Жигилий, Сергей Азимов, Евгений Колотилов, Дмитрий Ткаченко. Если вы не читали их книги, то рекомендую ознакомиться – это уже классика продаж. Истинный первоисточник уже наверное никто не найдет, да и не нужно.

Для облегчения вашего понимания структуры отработки возражений, я расписала вам 5 простых формул с примерами. Потому что структура – это самое главное!

Выберите ту структуру, которая вам показалась проще и ближе всего и начните с нее. Просто отрабатывайте по этой структуре подряд все возражения и смотрите, где заходит лучше, где хуже. Помечайте себе, лучшие выписывайте на карточки и зазубрите. Остальные доводите до совершенства.

[attention type=yellow]

После того как свободно овладеете одной структурой, смело подключайте дополнительные. Это как с языком – освоив один иностранный язык, другие учить гораздо легче. Так и здесь. Свои успехи и вопросы присылайте мне в директ в Инстаграм @juliettaprobiznes.

[/attention]

С удовольствием отвечу на ваши вопросы.

Универсальные конструкции для отработки возражений, которые работают во многих случаях:

1) Фраза, которая начинается: Именно поэтому я и/Именно это я и (звоню/предлагаю встретиться/приехать к нам в офис) + Закрывающий /Уводящий вопрос

[attention type=red]

Пример: Цену мне скажите

[/attention]

Имя, именно это я и хочу сделать (с заботой в голосе). Чтобы мне хотя бы примерно сориентировать вас по цене, мне надо задать вам несколько уточняющих вопросов, хорошо?

2) Присоединение + Аргумент + Закрывающий/Уводящий вопрос

Пример: Дорого

Имя, да хороший продукт/услуга всегда стоят денег. В принципе для фиксации цены вам достаточно внести всего Х рублей, а на остальное можем оформить рассрочку, как вам такой вариант?

3) Фраза, которая начинается: А что если (мы как раз те самые лучшие ваши поставщики/вы найдете компанию, которая (супервыгода)) + Закрывающий /Уводящий вопрос

Пример: У нас есть поставщик

Странно было бы мне подумать, что у такой серьезной компании нет поставщика. А что если вы найдете компанию, которая при тех же ценах обеспечит вас более выгодной стоимостью доставки и например, дополнительным сервисом, вы тогда готовы ее рассмотреть как поставщика?

4) Присоединение + Аргумент + Фраза изобилия + Короткий закрывающий вопрос

Пример: Не вижу смысла встречаться/Неинтересно

Само собой, Вы же еще не понимаете Вашу выгоду/выгоду для компании и в каких деньгах она выражается. Именно поэтому я и предлагаю встретиться/созвониться с нашим экспертом. А дальше сможете решить стоит продолжать общение или нет, согласны?

5) Фраза, которая начинается: Ну раз у вас _______, тогда точно имеет смысл встретиться/сделать замер/созвониться с нашим экспертом/_______, чтобы __________. Закрывающий вопрос

[attention type=red]

Пример: Цену мне скажите

[/attention]

Ну раз у вас настолько остро стоит вопрос цены, то вам точно нужно приехать к нам в офис. Здесь вы получите самый полный ответ по поводу комплектации, пообщаетесь с нашим инженером/проектировщиком и буквально за 20 минут получите ответы на все свои вопросы и самую точную стоимость. Мы кстати работаем с ___ до ___. Вам когда удобнее в будни или в выходные?

Примеры отработок различных возражений

Теперь давайте посмотрим на некоторые приемы отработки возражений, которые вы можете взять за основу и адаптировать под свой бизнес/продукт. Обращаю ваше внимание, что их надо обязательно «заточить» под ваш продукт и под вашу речь, чтобы вы звучали натурально и не спотыкались!

Пришлите мне КП

Рад, что у вас есть интерес к нашему коммерческому предложению! Для того чтобы мы могли максимально адаптировать его под ваши потребности, подскажите…

Имя, обязательно пришлю вам КП. Но вам же не нужен просто шаблон. Именно поэтому я и предлагаю вам созвониться с нашим экспертом, он задаст Вам несколько уточняющих вопросов и пришлет уже персонализированное предложение, хорошо?

Конечно, именно поэтому я вам и звоню. Имя, вы же понимаете, что самые лучшие цены всегда подбираются под конкретного клиента с учетом ваших потребностей и особенностей. Давайте

Имя, я собственно, поэтому и звоню. Вы же понимаете, что самые лучшие условия всегда можно сформулировать только при личной встрече под конкретного клиента с учетом ваших потребностей и особенностей. Давайте завтра я к вам подъеду и за 15 минут мы с вами обсудим все вопросы?

А что если мы как раз тот самый лучший ваш поставщик, с которым действительно стоит встретиться на 15 минут, чтобы мы могли подобрать условия специально для вас? Давайте завтра я к вам подъеду и за 15 минут мы с вами обсудим все вопросы?

Я подумаю

Имя, по опыту знаю, что фраза “я подумаю” означает отказ. Скажите, пожалуйста, по техническим параметрам эта модель Вас устраивает?

[attention type=green]

Имя, по опыту знаю, когда так говорят, значит не хватило информации для принятия решения. Именно поэтому я и предлагаю встретиться. Мы с вами обсудим все детали, а дальше вы уже сможете принять взвешенное решение. Что скажете?/Как Вы на это смотрите?/Как вам нравится такое предложение?

[/attention]

Имя, скажите честно, в чем ваши сомнения, я как менеджер смогу вам помочь, предложить другие условия и варианты, но надо знать, что останавливает сейчас. Расскажите мне (с участием и заботой)

Имя, давайте прямо сейчас решим все возникшие вопросы, чтобы Вы потом не тратили время. Я Вам все подскажу-расскажу по этому продукту/услуге. Скажите, по техническим параметрам эта модель Вас устраивает?

Имя, опыт подсказывает, что человек говорит “Я подумаю” – когда не видит ценности для себя. Как вы считаете через сколько вы сможете нашу услугу/наш продукт окупить?

Имя, согласен, что надо все обдумать, более того, я вам скажу над чем обычно думают наши клиенты. В первую очередь это… (описываем моменты и закрываем их). Что из этого вас останавливает от принятия решения прямо сейчас?

Имя, подскажите, какие еще дополнительные моменты мне стоит пояснить, чтобы Вы смогли принять решение прямо сейчас? Может стоит рассказать про ________?

Имя, по опыту знаю, что фраза “я подумаю” означает отказ. Подскажите, пожалуйста, что-то из нашего предложения вам понравилось?

Да, конечно, я понимаю, возможно, мы не все обсудили. А если не секрет, в чем вопрос, что вас смущает?

Имя, что самое страшное может случиться, если вы примете решение прямо сейчас?

Цену мне скажите

[attention type=yellow]

Именно это я и хочу сделать. Чтобы мне хотя бы примерно сориентировать вас по цене, мне надо задать вам несколько уточняющих вопросов, хорошо?

[/attention]

Обязательно скажу Вам цену. Уверен, Вы как профессионал знаете, что цена может складываться из разных факторов. Давайте я задам Вам несколько уточняющих вопросов, а после этого обязательно сориентирую по стоимости, хорошо?

Имя, для того чтобы сказать, сколько именно наша услуга стоит, мне

необходимо уточнить у вас ряд вопросов, скажите, пожалуйста… (перехват инициативы)

Имя, понимаю Ваш интерес. Именно поэтому я и попросил Вас ответить на уточняющие вопросы, так как цена формируется из разных показателей. Так я смогу более точную стоимость озвучить. Ну что, уделите 1 минуту времени?

Имя, цена зависит от нескольких факторов (перечислить), давайте я задам вам пару вопросов и соориентирую по стоимости, хорошо?

Ну раз у вас настолько остро стоит вопрос цены, то вам точно нужно приехать к нам в офис. Здесь вы получите самый точный ответ по поводу комплектации, пообщаетесь с нашим инженером/проектировщиком и буквально за 20 минут получите ответы на все свои вопросы. Мы кстати работаем с ___ до ___. Вам когда удобнее в будни или в выходные?

Продолжение следует

У меня в запасе осталось еще классная подборка на типовые возражения – “Нет времени”, “У нас есть поставщики”, “Дорого”, “Не вижу смысла встречаться” и “Нам ничего не нужно”.

Если хотите продолжение или получить всю методичку целиком, то пишите комментарии. И кстати подписывайтесь на меня в инстаграм @juliettaprobiznes – там тоже много интересного и полезного пишу.

Познакомимся с вами поближе!

Да, и не забудьте поделиться статьей с вашими друзьями и знакомыми из продаж! Уверена, они будут вам благодарны! И я тоже) За лайк буду особенно признательна!

P.S. Эту статью отлично дополняет статья про 7 универсальных продающих фраз для любой сферы бизнеса.

Юлия Родченкова – эксперт по продажам

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e607fa45924666c6ead2690/kak-otrabotat-liuboe-vozrajenie-klienta-42-gotovyh-varianta-5ea186acb6e0833eb9ee9e71

Как правильно попросить прощения в деловом стиле на работе

Извините, за потраченное время на меня, но хотелось бы уточнить у Вас один вопрос.

В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.
Выберите имя человека, чтобы извиниться

Когда требуются деловые извинения

Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:

  • произошла задержка;
  • не выполнены определённые требования;
  • работа сделана не по образцу;
  • произошло недоразумение или неприятная сцена;
  • между людьми возникло недопонимание;
  • человек хочет получить повторное объяснение требований или задач.

Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.

Каким способом извиниться

В зависимости от ситуации для просьб о прощении используют разные носители информации.

Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.

  1. Если требуется задать вопрос по заданию или требованиям, то извиниться нужно в самом начале обращения. Для такой цели подойдёт телефонный звонок или письмо на электронную почту.
  2. Если недоразумение произошло при личном общении, можно извиниться через некоторое время, вновь встретившись лицом к лицу с человеком или отправив ему СМС-сообщение.
  3. При задержке или невыполнении определённых требований стоит отправить деловое письмо.

Как правильно извиниться

В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.

Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.

За беспокойство

Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.

Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».

В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.

За неудобства

При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.

Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.

При задержках

Повторите извинения после исправления ситуации.

В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.

Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».

В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.

За звонок в нерабочее время

Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».

Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.

За ошибку

Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.

Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».

При опоздании

Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.

Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.

За поведение

Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.

Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.

Как попросить прощения у начальника

Извинение не должно быть долгим, особенно если начальник в гневе.

Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.

Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.

Источник: https://prosti.info/kak-poprosit-proscheniya-v-delovom-stile

Прости, если что не так, или Как правильно извиняться

Извините, за потраченное время на меня, но хотелось бы уточнить у Вас один вопрос.

Наталия Широкова

Извинения — любопытнейшая штука.

Чему еще нас так старательно учат чуть ли не с младенчества и чего еще мы так старательно избегаем, повзрослев? Притом что мы, люди, научились в процессе эволюции очень многому: передвигаемся на двух конечностях, умеем разговаривать, освоили щипковый захват, понимаем шутки и даже, пусть и с большим трудом, способны самостоятельно найти дорогу, когда в смартфоне отказывает навигатор.

И все же нас просто клинит, когда нужно сказать «извини». Мало кто умеет вовремя и к месту произносить это слово, особенно если оно адресовано людям, для которых имеет значение.

Что ж, давайте учиться. В книге «Счастье вместе» есть несколько дельных советов на этот счет.

Чем раньше, тем лучше

Счастье вместе
Первое, что можно сказать о словах «извини», «прости» и т. п.: они совершенно безвредные, от них не бывает больно, но они обычно здорово помогают. Так что употребляйте их безбоязненно.

Далее: чем больше вы практикуетесь произносить их, тем проще вам это делать, так что извиняйтесь чаще. Не сдерживайте себя. Если партнер не в духе, самый простой способ изменить ситуацию — придумать, по поводу чего вы могли бы перед ним (или перед ней) извиниться. Имеется ли что-то такое особенное, за что вы готовы взять на себя ответственность и поклясться никогда этого больше не делать?

Возьмите — и извинитесь. Задавите ссору в зародыше.

Чем дольше вы тянете, тем больше расстояние между вами. — Источник

Американские исследователи решили математически просчитать, что эффективнее: извиниться сразу или отложить извинения на потом.

Вот их вердикт: «Интерпретируя логарифмическую функцию как результат процесса дезинтеграции вкупе с процессом консолидации, нам представляется, что оперативно принятые меры в виде влияющих на все процессы извинений могут быть более эффективными в тех случаях, когда они осуществляются в относительной временной близости к совершенному проступку, поскольку за этот отрезок времени процесс консолидации еще не успел завершиться, подобно тому, как на формирование и дезинтеграцию воспоминаний скорее влияют процессы, случившиеся через небольшой временной интервал после того, как было инициировано первоначальное знание».

Заглянуть на страничку акции
Другими словами: да. Извиняться следует как можно скорее, пока обида не перекочевала из кратковременной памяти в ту часть мозга, в которой формируются более длительные воспоминания. Короче: не позволяйте обиженному зацикливаться на обиде.

«Но» — убийца извинения

Вторая хитрость извинений: запоминать, почему вам пришлось просить прощения. Не для того, чтобы облегчить чувство вины.

И не для того, чтобы другой человек почувствовал себя лучше, или хуже, или чтобы заставить его замолчать.

Извинения нужны, чтобы восстановить мост, взорванный не без вашего участия, заново начать общаться, попытаться дать новый старт отношениям. Именно поэтому извинения должны быть четкими и понятными.

[attention type=red]

Попросите прощения за собственную промашку, и только. Без всяких «но» и оговорок. «Прости, что не взял трубку, но ты же уже семь раз мне звонила» или «Прости, что порвала твой любимый свитер, но я видела, что у тебя есть другие».

[/attention]

Это не извинения. Даже не начинайте. Это — объяснения, они же отговорки. Они не несут в себе ни намека на сожаление, ответственность или желание изменить курс.

Вы можете объяснить свои поступки, но в другой раз, когда уже восстановите отношения.

Про «если» тоже забудьте

Единственное, что может быть хуже извинения, начатого с «но», это извинение, начатое со слова «если». Нет, нет и еще раз нет! Это оскорбительно. Это разговор свысока. «Извини, если ты почувствовала, что я тебя обидел». «Извини, если то, что я сказала, было неверно понято». «Извини, если тебе показалось, что я попросил прощения как-то не так».

На самом деле вы говорите следующее: «Конечно, случай невероятный: ты оказалась права, а я совершенно ненамеренно совершил маленькую ошибку — что ж, тогда прости». Ни один человек, которому извинение преподносится в подобной форме, не будет им удовлетворен по одной простой причине: в нем отсутствует главное — искреннее сожаление.

Когда вы добавляете к извинению «если», вы тем самым отказываетесь признавать, что совершили нечто неправильное.

Единственный случай, когда в извинении уместно «если», это когда вы не уверены, что совершили что-то, за что стоит просить прощения, и пытаетесь понять, в чем же дело. «Извини, если я в этой давке наступил тебе на ногу» или «Прости, если из-за меня эта встреча прошла не так, как ты надеялся».

В таком случае противная сторона сможет объяснить, из-за чего дуется, и тогда мимо «если» удастся проскочить без потерь.

Подумайте о чувствах

Извинения не срабатывают и в том случае, когда другой человек не чувствует, что к нему прислушиваются, что его боль, разочарование, грусть замечены. Психолог Харриет Лернер настаивает на том, чтобы мы «стремились узнать», что могло обидеть другого человека.

«Если бы только наше стремление понять другого человека было бы столь же глубоким и искренним, как стремление быть понятым! — пишет она.

— По-настоящему прислушиваясь к людям, мы можем определить, что именно мы сделали неправильно, и точнее сформулировать свое извинение».

Извиняйтесь с чистым сердцем и искренним сожалением. — Источник

Главный признак, указывающий на то, что мы действительно услышали человека, — мы направляем свои извинения на его ущемленные чувства, а не говорим о том, что, мол, на самом деле мы хотели того-то и того-то: в этом случае мы намекаем на то, что и он отчасти в чем-то виноват.

Пообещайте исправиться

Если вы и в самом деле не можете сообразить, в чем провинились, или выяснение всех обстоятельств грозит затянуться на неопределенный срок, а время поджимает — скажем, сегодня Новый год и вот-вот нагрянут гости, — можно воспользоваться универсальной фразой «Извини меня за мои слова» и отложить разгадку на потом. Однако во многих случаях какой-то трафаретной фразой не отделаешься: извинение — продукт, так сказать, «от-кутюр».

Если вы конкретно говорите о своем упущении или проступке и выражаете искреннее сожаление, то в третьей части извинения следует сообщить о намерении исправиться и не повторять подобного впредь. Например: «Извини, что я снова забыла поставить на стол масленку. Для меня это прямо какое-то белое пятно. Постараюсь больше никогда о ней не забывать».

Выберите место и время

Для выражения сожаления надо тщательно выбрать время и место. Такой важный вопрос нельзя пускать на самотек. Как говорит Сунь-цзы, мудрый военачальник прежде всего думает о том, что может думать его противник.

Так что прикиньте, когда именно ваш партнер будет в наилучшем расположении духа, чтобы он мог соответствующим образом услышать и воспринять ваше извинение.

Оно не должно показаться очередной отговоркой, на которую не стоит даже обращать внимания.

Готовьтесь заранее

Как вы можете помочь обиженному вами любимому человеку вас простить (после того, как вы попросили прощения)? Самый верный способ — заранее, еще до того, как вы что-то натворили и попали в затруднительное положение, построить добрые, доверительные отношения. Исследования показывают: тех, кому доверяют, прощают легче и быстрее.

В прочных отношениях просить прощения легче. — Источник

Но если буря уже разыгралась, постарайтесь успокоить бушующие волны, восстановить доверие, продемонстрировав, что вы всеми силами пытаетесь исправить положение. Психолог Джанис Абрамс Спринг называет это «перенос бдительности».

Если вы совершили нечто ужасное по отношению к своему партнеру — публично его оскорбили, не предупредив, потратили с трудом заработанные деньги, изменили, — вы должны быть столь же бдительны, как он или она, чтобы подобное никогда не повторялось.

Конечно, можно публично осыпать партнера комплиментами, быть демонстративно прозрачным во всех финансовых вопросах или отношениях с противоположным полом.

[attention type=green]

Но, главное, надо быть очень внимательным, терпеливым и нежным, стараясь не прикасаться к болезненным для партнера точкам — так же, как мы стараемся не бередить собственные раны.

[/attention]

И напоследок: не ждите мгновенного отпущения грехов. Невозможно заставить человека простить вас. Вы можете лишь смиренно положить к его ногам коврик, на котором написано «Добро пожаловать». А это уж ему решать — входить или нет.

По материалам книги «Счастье вместе»

Обложка поста unsplash.com

Источник: https://blog.mann-ivanov-ferber.ru/2020/08/24/prosti-esli-chto-ne-tak-ili-kak-pravilno-izvinyatsya/

Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании

Извините, за потраченное время на меня, но хотелось бы уточнить у Вас один вопрос.

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия.

Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства.

Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений.

Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов).

Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

  1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
  2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
  3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
  4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
  5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения

Структура

Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

  1. Извинения.
  2. Основная часть.
  3. Заключение.

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

  • компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
  • компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pismo-s-izvineniyami-pered-klientom-kak-pravilno-izvinitsya-ot-licza-kompanii/

Все о ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: